New Business (II)

Las ideas ganadoras e imbatibles no tienen dueño. Da igual si la iniciativa fue tuya, total o parcial. A nadie le importa cuántos concursos has ganado, porque tú no has ganado ninguno. Ha sido la labor de muchos, y tú sólo eres la pieza final, el mensajero, un intermediario figurante que entra en la sala de reuniones con los hombros hundidos por el peso de toda una compañía encima. No hay presión.

Tienes cinco minutos para preparar todo. Proyector, material de apoyo, las frases clave grabadas a fuego en la punta de la lengua. Caras desconocidas mirándote con una mezcla de aburrimiento y esperanza, por si fueras tú el que finalmente entienda su problema y les plantee una solución adecuada.

La tienes, pero no sabrán cómo. Sólo tú -y quizá tu assistant- sabes en realidad lo que has tenido que hacer para llegar hasta ahí, ese momento previo adictivo, y brillar con luz propia.

Y lo que has tenido que hacer es:

Organizar y dirigir. Definición del equipo, roles y dinámicas.

Todo concurso necesita un responsable. Y unas directrices que seguir para no gastar ni desgastar. En función de la magnitud del pitch escogerás un equipo dedicado a tiempo completo o parcial que puedan compaginar con otras tareas. Una asignación de roles eficiente y efectiva hará buena la estrategia romana del divide et impera, aunque en otro sentido. Las dinámicas se ejecutan en una sala dedicada específicamente al proyecto donde establecer las sesiones de trabajo. Empapelada con todo lo que tenga que ver con el proceso, de modo que entrar ahí sea olvidar todo lo que hay fuera. Llámala como te apetezca: war room, cueva, sala de reuniones. Pero asegúrate de que todos la conocen y entienden qué significa. No, no se enseña a extraños ni outsiders. No, tampoco se puede usar para otras cosas. Toda la información recopilada ahí es sensible. Tal vez quieras elegir bien el lugar que vas a ocupar.

Habrás evaluado los recursos que será necesario invertir. El CFO te habrá puesto su cara habitual cuando te ha entregado el presupuesto que te deja gastar en investigación cuali y cuanti, primaria o secundaria. Y tú le has puesto en perspectiva contándole de cuánto estamos hablando si se gana el concurso. Se va con chiribitas en los ojos.

También has considerado si contar con el staff interno o llamar a algún freelance especializado en el asunto en cuestión, contratar expertos que sepan informar al equipo de alguna situación o evidencia que sólo se conoce desde dentro. La de Recursos Humanos está harta de ti y tus búsquedas de candidatos, pero por otra parte le das vida todo el año y al menos no se aburre programando formaciones.

Has preparado a todos los departamentos necesarios para que estén involucrados y sepan cooperar. Consigues arrancar al CEO la promesa de que no habrá objetivos individuales, ni otros favoritos. Es tu cara la que se va a ver y tu pellejo el que se pone en juego.

Estudiar el proceso. Revisar assignment.

Muchos ojos ven más que dos. Suele funcionar bien tener a un par de personas más leyendo las instrucciones y que identifiquen otros puntos clave, incluso que saquen preguntas adicionales que plantear después cuando llegue el turno.

Cuando plantees las preguntas, recuerda que se valora que tengan fundamento y aporten algo. Además, en algunos concursos se responden a todas las preguntas a la vez, de todos los concursantes, en un mismo medio, y todos pueden ver las de todos. Una pequeña victoria moral nunca viene mal. Con un poco de suerte, alguien cometerá un error en alguna parte y podrás averiguar quién más está metido, y de este modo te será más fácil acordar la posición de la compañía frente a las otras competidoras, de manera que no corras el riesgo de plantear la misma solución que otras -ese es un drama que no quieres vivir nunca- y además puedas diferenciarte en los pequeños detalles que ninguno de ellos tiene.

Entretanto, a esas alturas ya deberías saber qué información existente es útil para el proyecto y cuál será necesario adquirir. Para eso están los análisis e investigaciones secundarias.

En este punto del proceso tienes un desarrollo de estrategia preliminar -¿verdad?-, pero hasta que no esté terminada la investigación de campo y hayas podido extraer destilados y conclusiones de los análisis, no podrás validar y valorar ninguna idea. A menos que quieras contaminarte del sesgo individual con el que se pierden concursos, la razón y el trabajo.

Cuando al fin tengas claro qué hay que hacer y por dónde ir, podrás involucrar al resto en la parte que les corresponda. No te olvides de poner en contexto qué se espera de ellos y por qué es necesario que lo hagan, no es momento de segundas opiniones ni empezar debates. Aunque sí se puede organizar una revisión interna de ideas, y que éstas se enriquezcan con más visiones, siempre y cuando al terminar se llegue siempre a lo mismo: la selección de una idea que será la apuesta de la compañía. No dos ideas. No varias propuestas con una recomendación. Una. Sola. Idea.

Quizá esa idea necesite apoyos y más datos que soporten el razonamiento, y tal vez sea entonces momento de un poco más de investigación, sólo por si no habías hecho bastante. Es posible encontrar matices que obliguen a modificar la propuesta por la tozudez de la realidad, que se empeña en seguir su camino por su cuenta, y tengas que adaptar la idea a términos más realistas. Pero eso es bueno, porque te habrás ahorrado que en el momento de presentarla te pongan la cara colorada y habrás demostrado que conoces el negocio tanto como ellos.

Elaborar la presentación

Usa el programa que te resulte más cómodo. Sí, hay un montón de alternativas visuales cojonudas, y cualquiera metido en esta profesión tiene alma de showman y sueña con una presentación que sea una película en sí misma capaz de atrapar a todo el mundo. Pero a menos que tengas esclavos o tú mismo seas director de cine, lo mejor es enemigo de lo bueno. Powerpoint o Keynote. Prezi sólo cuando sea necesario hacer hincapié en la relación entre diapositivas.

Mientras la preparas, verás que el trabajo a presentar se refina, se amolda a la construcción y se hila y se trenza como una historia que vale la pena contar y compartir. Si no es así, hay algo que no estás haciendo bien. Porque se supone que eso es lo que estás haciendo: contar una historia. Quieres enamorar y quieres convencer. Y sólo existe una manera de hacerlo. Dos, si incluimos hacerlo gratis.

Recuerda que no vas a contarlo todo. Es más, puestos a recordar deberías recordar los diez principios completos. Pero este es importante en este momento, porque es muy difícil decidir qué contenido seleccionas para enseñar y cuál se deja como anexo para que lean cuando les apetezca, si es que les apetece. Cosa que no tiene por qué ocurrir. Es un ejercicio que nueve de cada diez veces funciona mejor si no lo haces tú solo.

Analizar la logística

Aspectos tan básicos como saber cómo llegar, cuánto se tarda y cómo vas a ir. No, no dejes que se encargue otro, o asegúrate de saber todo tú también por si ocurriera lo impensable. A ser posible, hazte con una lista de participantes y trata de averiguar si hay algún orden de presentación, a qué hora te va a tocar y en qué condiciones estarán los presentes. A muchos les gusta creer que es bueno ser los primeros en presentar, otros que los últimos. Un concurso se gana a los puntos, da igual cuándo se sumen.

Si vais a ser varios presentando, asegura los roles y el orden de intervención. No suele ser buena idea que haya varios narradores, son cambios de ritmo que a veces destrozan, pero en ocasiones es inevitable.

Pero para eso sirven los ensayos.

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